Prečo to nie je ešte hotové? Riaditeľ chce poznať odpoveď a vinníka. Teraz je však už neskoro na určovanie zodpovedného. Ako je možné na úlohu zabudnúť? Vedel vôbec vinník, že daná úloha patrí práve jemu?
Aj vy si niekedy až príliš neskoro uvedomíte, že ostalo zabudnuté niečo, za čo bol niekto zodpovedný?
Príčiny sú prirodzené
Príčin je viacero. Menšie firmy nemajú dostatok ľudí na to, aby bola každá pozícia vo firme obsadená konkrétnym človekom. Veľakrát sú viaceré funkcie kumulované, a jedna osoba má vykonávať prácu viacerých oddelení. Problém však nastáva vtedy, ak pracovník presne nevie, čo je v jeho kompetencii. Vedie to k situácii, že má zmätok v tom, čo všetko je jeho úlohou. V takomto prípade sa často stávajú niektoré úlohy zabudnutými, a riešia sa až na poslednú chvíľu, keď už horí termín.
Väčšie firmy sú na tom lepšie. Alebo ani nie? Jedna pozícia môže byť obsadená viacerými pracovníkmi, a aj tak sa môže stať, že sa na úlohu zabudne. „Však úloha nebola moja.“ Ak úloha nemá definovaného konkrétneho zodpovedného, prevláda názor, že ju NIEKTO spraví. Potom sa aj vinník hľadá ťažko. Nejednoznačné určenie zodpovedného za úlohu môže mať za následok aj realizovanie prvej úlohy viacerými pracovníkmi, pričom druhá úloha ostáva nesplnená.
Technológ rieši dilemu: „Potrebujem rýchlo novú skladovú kartu. Založím si ju sám alebo napíšem na MTZ? Radšej im len zavolám, a mám to hneď vybavené.“ Medzitým však MTZ rieši meškajúcu objednávku, a na kartu pre technológia v zhone zabudne. Technológ je spokojný, lebo požiadavku podal. MTZ si vydýchlo, lebo objednávku vyriešili, ale na kartu pre technológa pritom zabudli. Kto a kedy zistí, že tú kartu budú ozaj potrebovať?
Správne nastavený proces to vyrieši
Dôležité je, si správne nastaviť hranice a jasne definovať kompetencie jednotlivých pozícií. Vhodne nastavený proces vo firme presne určí, kto je za čo zodpovedný. Nastavenie jasných smerníc vám pomôže. Málokto si ich však dokáže presne zapamätať, preto je dobré mať v tomto smere pomoc. Toky práce vytvorené podľa interných smerníc môžu držať proces pod kontrolou. Projektové riadenie vám zase pomôže zistiť vyťaženosť a nákladovosť náročnejších úloh.
Koniec výhovorkám. Pracovník má všetky úlohy na očiach zoradené podľa priority. Pridelená úloha upozorňuje pracovníka, až kým ju vedome nepotvrdí. Nestane sa, žeby zabudol alebo sa vyhovoril na niekoho iného. Všetko je jasne nastavené, a pracovníci sa môžu plne sústrediť na vykonávanie úloh bez starostí o ujasňovanie si svojich kompetencií.
Prínosy sa dostavia
Ako správne rozdeliť úlohy? Časovo náročnejšie úlohy vyrieši plán projektového riadenia, kde projektový manažér vychádza z jasného vzoru plánu pre konkrétny typ projektu. Stačí už len definovať zodpovedných pracovníkov k jednotlivým úlohám. Projektový manažér sa pritom opiera o informácie aktuálneho vyťaženia pracovníkov, čo drží pod kontrolou rovnomerné vyťaženie voľných kapacít. Priebežne sleduje časové plnenie jednotlivých úloh, a vidí aj náklady na ich realizovanie, ktoré sa často prehliadajú.
Neustále zvyšovanie nárokov na plnenie úloh netreba podceňovať. Správne nastavený proces podchytený už od začiatku presnými krokmi v systéme vie úlohy držať pod kontrolou, a zodpovedných ľudí v správny čas informovať o jasne definovaných úlohách. Úlohy za vás žiaden systém plniť nebude. Dá vám však nad nimi oveľa lepší prehľad, a uľahčí ich riadenie a včasné plnenie.
