5 dôvodov pre zavedenie informačného systému

Autor: 30. mája 2017 Blog

“Informačný systém je možné definovať ako súbor ľudí, metód a technických prostriedkov zaisťujúcich zber, uchovávanie  a spracovanie dát s cieľom tvorby a poskytovania informácií podľa potrieb príjemcov informácií činných v systémoch riadenia.”
MOLNÁR, Z.: Moderní metody řízení informačních systémů

Prečo informačný systém?

Pri založení spoločnosti si majiteľ riadi proces od zaevidovania dopytu, cenotvorbu, cez výrobu až po fakturáciu vo vlastnej réžii. Všetku dokumentáciu riadi cez systém zakladačov a pomocné tabuľkové editory. Tento proces je však udržateľný len pri určitom počte zamestnancov a určitom počte zákaziek. Akonáhle začne spoločnosť rásť, začínajú vznikať kolízie v procesoch vo vnútri spoločnosti, aj pri komunikácii so zákazníkmi. Zvyšovanie konkurencieschopnosti a kontinuálne zlepšovanie procesov je hlavný dôvodom, prečo sa firmy rozhodujú pre nasadenie informačného systému.

Medzi ďalšie dôvody implementácie informačného systému patria:

  1. Nespokojnosť zákazníka – tá je väčšinou zapríčinená meškajúcimi termínmi dodávok, prípadne neúplnými dodávkami, ktoré majú veľakrát problém s dodržaním kvality. Správny nástroj dáva používateľovi kontrolu nad riadením zákazky v ktoromkoľvek kroku predvýrobnej a výrobnej etapy.
  2. Chýbajúci, časovo skreslený prehľad o stave zákaziek – pre zistenie stavu na zákazke je potrebná fyzická kontrola vo výrobe alebo v expedícii. Vhodne zvoleným informačným systémom užívateľ získava validné informácie na pár klikov, bez nutnosti fyzicky skontrolovať rozpracovanosť konkrétnej zákazky.
  3. Sklad nie je úplne pod kontrolou – vysoké rozdiely pri inventúrach – materiál, ktorý by mal byť skladom, na sklade nie je. S týmto stavom sa stretávame skoro u každého zákazníka. Je preto nevyhnutné klásť dôraz pri riadení skladového hospodárstva na jasný a správny proces od objednania materiálu až po jeho následný výdaj do výroby. Získate prehľad o pohyboch materiálu, a predovšetkým získate informáciu o správnych množstvách pre jeho objednanie.
  4. Náročné sledovanie nedokončenej výroby – pre zistenie skutočného stavu nedokončenej výroby je potrebné urobiť inventúru, ktorá znižuje kapacitu spoločnosti. Stav nedokončenej výroby by mal byť k dispozícii v momente, keď ho užívateľ potrebuje. Preto je dôležité sledovať rozpracovanosť zákaziek, ich celkový priebeh, a vhodným reportom zhrnúť dôležité faktory rozpracovanej výroby pre získanie správnych informácií vtedy, keď sú potrebné.
  5. Vysoká miera ľudského faktora – znalosti pracovníkov získané praxou sú pre firmu nevyhnutné, a preto ich treba zaznamenávať. Jedná sa o druhý cenný kapitál spoločnosti. Aplikované poznatky môžu spoločnosť výrazne posúvať vpred, a preto treba zabezpečiť, aby podnikové know-how neodchádzalo s pracovníkom z firmy.

Informačný systém – váš nástroj pre optimalizáciu procesov a zvyšovanie efektivity

Informačný systém je nástroj, ktorý pomáha optimalizovať vnútropodnikové procesy smerom k pracovníkom, ako aj k zákazníkom a dodávateľom. Zabezpečuje centralizáciu dát, ktorá odbremení pracovníkov od duplicitného zadávania informácií, a vytvorí im priestor, aby sa naplno venovali činnostiam, ktoré podporia rast spoločnosti.