Ak v spoločnosti nastane otázka potreby nového zamestnanca z akýchkoľvek dôvodov, je veľmi ťažké nájsť človeka, ktorý bude spĺňať čo najviac zadaných požiadaviek. Problém je nájsť dostatočne kvalifikovanú osobu z oboru, alebo nájsť niekoho aj bez potrebných znalostí, ktorý bude mať snahu a ochotu učiť sa. Veľakrát sa všetci stretávame s tým, že nie je vytvorený plán pre nového zamestnanca ako ho čím skôr zaradiť do aktívneho pracovného procesu.
Ja, ako každý nový zamestnanec som mal plnú hlavu otázok: Naplní nová práca moje očakávania? Bude môj nový zamestnávateľ so mnou spokojný? Na moje prekvapenie mi týždeň pred termínom nástupu prišiel informačný e-mail s databázou základnej terminológie a nástupným plánom na prvé týždne. Pre mňa, ako nového zamestnanca to bola veľká výhoda, keďže som nestrácal čas bezcieľnym chodením po kancelárii, a premýšľaním nad tým, koho mám osloviť. Od začiatku bolo jasne definované v čom sa budem vzdelávať a hlavne, boli jasne zadané výstupy, ktoré sa odo mňa očakávajú. Týmto zadefinovaním nástupného plánu sa mi podarilo zefektívniť vzdelávanie natoľko, že po mesiaci som bol pripravený na samostatnú prácu.
Procesy sú potrebné aj v obchode
Moja pracovná pozícia je obchodník. Ako každý vie, dobrý obchodník potrebuje mať veľmi dobré a presné informácie o zákazníkovi. Kde tieto informácie získať? Mnohé firmy sa vydávajú cestou papierových kariet zákazníkov, kde obchodníci vpisujú svoje aktivity. Stretol som sa s takýmto systémom, a po pár rokoch dennodenného používania týchto kariet mal obchodník niekoľko hrubých zakladačov so zákazníckymi kartami, a nehovoriac o tom, že niektoré karty boli úplne zničené, potrhané a záznamy nečitateľné. Pri tomto systéme aj kontrola práce obchodníka je na nízkej úrovni.
V spoločnosti CITO Digital sa rozhodli ísť cestou CRM. Mne, ako začínajúcemu obchodníkovi uľahčili prácu. Vždy, keď potrebujem, mám aktuálny prehľad o každom zákazníkovi, vidím aj aktivity mojich kolegov, a čo je najdôležitejšie, mám informácie o každej aktivite, ktorá bola u daného zákazníka vykonaná (telefonát, e-mail, stretnutie, ponuka, zákazka). Nespornou výhodou je, že o mojej práci majú prehľad aj moji nadriadení pracovníci, nezaťažujú ma zbytočným vypisovaním reportov. K práci obchodníka patrí aj zakladanie dopytov a cenových ponúk. Množstvo firiem pracuje systémom, kde obchodník zašle e-mail s požiadavkou na obchodné oddelenie. Nevýhodou fungovania tohto systému je zdĺhavá komunikácia medzi obchodníkom a obchodným oddelením. Hlavnú výhodu vidím v ucelenom systéme, kde sa dá jednoducho založiť dopyt, ponuka, zákazka. Ak sa obchodný prípad rovno spáruje so zákazníkom, získava sa ucelený obraz o všetkých obchodných aktivitách. Znižuje sa chybovosť, systém vás vedie krok za krokom.
V minulom zamestnaní sa mi stávalo, že ak som potreboval dohľadať starší dokument (napr. technický výkres) musel som prehľadať PC. Ak som náhodou tento dokument nenašiel, musel som fyzicky dohľadať dokument v archíve, čo ma zdržiavalo pri práci. Preto ma po nástupe do spoločnosti CITO milo prekvapilo, že využívajú systém na správu dokumentov. Tu nájdem na jednom mieste archivované všetky dokumenty potrebné pre moju prácu. Všetky dokumenty sú prehľadne založené, a mám k nim prístup aj na obchodnom stretnutí. Stačí mi iba prístup na internet.
Ako nový obchodník som sa obával, či zvládnem všetko čo sa odo mňa očakávalo. Veľkým prínosom pri mojom zaúčaní a následnej samostatnej práci je fungujúci informačný systém, ktorý mi výrazne uľahčil moje začiatky.
