Zo skúseností dokážeme povedať, že implementácia informačného systému stojí len a len na ľuďoch. Jedná sa o proces, ktorý ovplyvňuje celkový chod spoločnosti, a preto je dôležité vhodne zvoliť projektový tím, ktorý bude pravou rukou implementačného tímu dodávateľa informačného systému. Pozrime sa preto na to, ako identifikovať lídrov – kľúčových pracovníkov, ktorí sa budú aktívne podieľať na návrhu, testovaní a spustení systému spoločne s tímom implementátora.
Aký má byť, čo má vedieť a ako ho nájdem?
Líder sa vyznačuje hlavne kolektívnym myslením, empatiou, rozhodnosťou a komunikačnými schopnosťami. Má znalosť a cit potiahnuť celú skupinu dopredu už len tým, že vie využiť znalosti jednotlivých členov. Záleží mu na plnení úloh, je dôsledný pri ich vyhodnocovaní, a motivuje svojich ľudí do ich vzorného plnenia. Na čo všetko by si mal dať líder pozor pri implementácii informačného systému:
- Znalosť informačného systému a procesov – ešte pred samotnou implementáciou riešenia je potrebné, aby sa líder oboznámil s funkčnosťou informačného systému a jeho začlenením do procesov spoločnosti. Dokáže tak zodpovedať na otázky a pripomienky budúcich užívateľov systému bez toho, aby zaťažovali implementačný tím dodávateľa.
- Plne pochopiť implementačný proces a spôsob komunikácie s dodávateľom – pre efektívnu komunikáciu v rámci implementácie riešenia je potrebné zaškolenie členov projektového tímu zo strany dodávateľa informačného systému. Líder získa jasnú predstavu o tom, ako postupovať pri riešení problémov pri implementácii, na koho sa obrátiť, a aké konkrétne kroky urobiť pre ich odstránenie.
- Stanovenie a vyhodnocovanie cieľov – tzv. SMART ciele jasne identifikujú kroky, ktoré je potrebné splniť pri zavádzaní informačného systému. Jedná sa predovšetkým o ciele, ktoré vedú užívateľov so systémom pracovať, a následne tak líder jednoducho identifikuje ľudí, ktorým je potrebné venovať sa viac. Ide o ciele ako napríklad počet spracovaných ponúk za týždeň, inventarizácia skladov a nahadzovanie skladových položiek, ukončovanie pracovných príkazov a mnohé ďalšie. Pri definovaní SMART cieľov by mala byť do procesu zapojená aj strana dodávateľa riešenia, nakoľko zo skúseností dokáže poradiť, ako postaviť ciele tak, aby boli pre užívateľov motivačné a predovšetkým dosiahnuteľné.
- Vizuálny manažment implementácie riešenia – líder by mal plniť aj úlohu informátora pre pracovníkov spoločnosti, tzn. podávať informácie o stave a rozpracovanosti implementácie. Jedná sa o zložitú úlohu, ktorú je možné uľahčiť správne zvoleným vizuálnym manažmentom. Informačné tabule o rozpracovanosti implementácie by sa mali nachádzať na spoločných miestach, kde sa všetci pracovníci stretávajú – jednoducho a rýchlo tak zistia informácie, ktoré potrebujú.
- Spolupráca s tímom dodávateľa od samého začiatku – líder by mal participovať pri implementácii riešenia od návrhu požiadaviek pre výberové konanie, cez výberové konanie až po samotné zavedenie systému. Týmto si spoločnosť zabezpečí dodržanie stratégie, a zabezpečenie cieľov zadefinovaných pri spustení celého projektu.
Nezáleží na veľkosti firmy či zložitosti procesov, práve ľudia hrajú najdôležitejšiu úlohu pri implementácii informačného systému. Dbajme na správnu prípravu projektového tímu pri implementácii riešenia, nakoľko dodávateľ veľakrát zlyháva práve na komunikácii s užívateľmi systému.
Reálne výsledky hovoria za všetko: firma so 140 pracovníkmi dokázala implementovať riešenie do troch mesiacov – samozrejme so správnym lídrom.
