Ak ste už podstúpili rozhodnutie pre nasadenie informačného systému, či už z potreby riadenia ľudských, finančných alebo materiálových zdrojov podniku, tak máte prvý úspešný krok za sebou. Je to významný a potrebný krok v období kedy sa vyžaduje, aby ste pružne a rýchlo reagovali na požiadavky trhu. Výber dodávateľa informačného systému však nie je všetko.
Definujte si požiadavky
Žiadny systém nemôže byť nasadzovaný bez toho, aby ste si zadali požiadavky, potreby a ciele. Myslite na všetko, od správy dokumentácie cez definíciu obchodných prípadov, TPV až po riadenie výroby. Nezabúdajte na procesy v podniku, ktoré sú základom optimálnej funkčnosti informačného systému. Správny informačný systém pomáha nastaviť a optimalizovať hlavné procesy v podniku. Taktiež upozornite dodávateľa na procesy, ktoré vám fungujú správne a nechcete ich meniť. Zmeny môžu vzniknúť až po dôkladnej analýze.
Analýza a návrh riešenia
Venujte dostatočný čas na analýzu procesov a celého chodu spoločnosti. Túto analýzu by si mal vykonať váš dodávateľ. Čím viac informácií mu poskytnete, tým kompletnejší návrh riešenia vám poskytne, pretože aj vy sa chcete vyhnúť zmene riešenia, ktoré bude vznikať počas implementácie. Návrh riešenia by mal obsahovať návrh celkovej funkčnosti systému “ušitého” priamo na vás, a mali by ste si ho vzájomne odsúhlasiť. Z analýzy môže vzniknúť aj “reengineering” procesov, a teda aj zmena procesov, ktoré ste pôvodne meniť nechceli. V tomto prípade dbajte na jednoznačné vysvetlenie návrhu a grafické znázornenie. Po odsúhlasení riešenia si stanovte a dodržiavajte harmonogram.
Harmonogram
Zadefinujte si celý priebeh realizácie projektu. Takmer všetky informačné systémy majú k dispozícii aj projektové riadenie na definíciu a sledovanie projektu s úlohami a zodpovednými osobami. Základom je jednoznačné určenie postupu implementácie a kontrola plnenia úloh, či už zo strany dodávateľa alebo z vašej strany. Priebeh implementácie by mal obsahovať základné rozdelenie na testovaciu a ostrú prevádzku. Na teste sa učia pracovať jednotliví užívatelia a všetky súčasti informačného systému. Aj za toto musí byť niekto zodpovedný.
Zodpovedná osoba je cieľ…
Alokujte si zdroje na implementáciu systému a hlavne určite jednu osobu, ktorá je zodpovedná za celú implementáciu. Ideálne je ak si určíte skúseného projektového manažéra z vašej spoločnosti. Jedna strana je dodávateľ ale druhá ste vy. Práve táto zodpovedná osoba sa stará o plnenie a vyhodnocovanie úloh vyplývajúcich z harmonogramu a čiastkových úloh, ktoré vznikajú počas implementácie.
Podpora zo strany manažmentu
Kľúčovým faktorom je práve zabezpečenie aktívnej a dlhodobej podpory zo strany vrcholového manažmentu. Projektový manažér/zodpovedná osoba by mala mať podklady z projektového riadenia na rýchly a jednoznačný prehľad nad stavom implementácie. V prípade problémov sa dá jednoducho určiť kde nastáva problém a viete ho rýchlo vyriešiť. Taktiež na vrcholovom manažmente je komunikácia smerom k zamestnancom. Informujte ich hlavne o dôvodoch a benefitoch zavedenia systému.
Hlavné dôvody prečo môže vzniknúť neúspešná implementácia informačného systému sú neposkytnutie kompletných dát, zmeny pôvodného zadania a rozsahu projektu, nedostatočný počet zdrojov určených na implementáciu systému, nekompletné vyškolenie užívateľov.
Postupujte podľa vyššie uvedených krokov, a ste na správnej ceste k úspešnému zavedeniu informačného systému.
